Aktivitas yang dimaksud adalah aktivitas teknis berupa kegiatan yang biasa dilakukan sehari-hari di perpustakaan. Kegiatan ini bisa dilakukan oleh orang awam yang mendapat sedikit pelatihan mengenai perpustakaan. Kegiatan ini meliputi penyediaan bahan pustaka, pengolahan, pengrakan, dan sirkulasi.
I. Penyediaan bahan pustaka.
Penyediaan bahan pustaka pastilah harus dilakukan bila perpustakaan baru akan dibangun. Penyediaan ini disesuaikan dengan tujuan perpustakaan. Tujuan perpustakaan harus dirumuskan dengan jelas dan detail, karena berkaitan dengan kebijakan koleksi yang harus disediakan. Perpustakaan dengan tujuan mendukung kerja-kerja laboratorium di fakultas kedokteran tentu mempunyai kebutuhan akan koleksi yang berbeda dengan perpustakaan di suatu firma hukum. Kebijakan pemilihan bahan pustaka berdasarkan subyek keilmuan juga berkaitan dengan sasaran pengguna atau pemakai perpustakaan (user). Apakah perpustakaan ditujukan untuk digunakan oleh masyarakat umum dalam arti luas atau khusus dalam arti hanya membidik segmen tertentu dari masyarakat.
Panduan ini akan membahas cara-cara pengadaan bahan pustaka di perpustakaan yang tujuannya sejalan dengan misi lembaga induk, yakni mewujudkan tatanan masyarakat yang berpegang pada nilai-nilai hak asasi manusia, dengan sasaran pengguna adalah praktisi di bidang hak asasi manusia, korban pelanggaran hak asasi manusia, dan akademisi.
Bahan pustaka dapat diperoleh dengan berbagai cara, misalnya dengan pembelian ke toko buku baik dalam negeri maupun luar negeri, fotocopy dari lembaga lain, dan hibah dari lembaga atau individu. Pembelian ke toko buku dalam negeri bisa melalui cara langsung ke toko yang bersangkutan, memesan melalui pelayanan langsung melalui telepon, direct selling atau melalui agen buku. Di Jakarta terdapat banyak toko buku yang bisa dikunjungi, untuk buku terbitan terbaru toko buku yang disarankan adalah TB. Gramedia, TB.Gunung Agung, TB. Trimedia, TB. Jakarta Book Center. Sedangkan terbitan lawas bisa diperoleh di pusat jualan buku bekas di daerah Kwitang Jakarta Pusat, disana bisa juga diperoleh buku baru dengan harga lebih murah tetapi harus dicek secara menyeluruh karena kadang-kadang ada cacat fisik. Terdapat juga banyak toko buku alternatif (bukan arus utama) di Jakarta, di toko buku tersebut kita bisa mendapatkan terbitan yang terkadang sudah tidak dipajang di toko buku besar juga dengan harga yang lebih murah 10%-25%. Toko buku alternatif yang disarankan adalah TB LkiS (agen atau perwakilan LkiS di Yogyakarta), Kedai Walhi untuk buku-buku lingkungan hidup, TB. Kalam untuk humaniora, TB Wahid Institute untuk buku –buku pluralisme-fundamentalisme-keagamaan, TB Salemba untuk terbitan universitas (bisa ditambahkan?). Selain itu juga berbagai koperasi mahasiswa di universitas-universitas, untuk buku-buku hasil penelitian dosen universitas yang bersangkutan.
Sedangkan untuk buku-buku terbaru terbitan luar negeri, yang sering kali tidak diperjual belikan di Indonesia, perpustakaan bisa mendapatkan melalui agen / broker buku, seperti Bargainbooks untuk buku terbitan penerbit Inggris, Gramedia direct selling untuk buku terbitan India, atau bisa juga langsung memesan ke toko buku virtual (online) seperti Amazon (www.amazon.com), atau langsung ke penerbit. Rata-rata penerbit di luar negeri mempunyai prosedur penjualan yang sudah sangat bagus. Pembeli hanya perlu mengisi form pembelian yang berisi nama, alamat pengiriman, alamat e-mail, dan nomor kartu kredit yang masih berlaku. Buku akan diterima dalam jangka waktu 2-4 minggu sejak pemesanan. Biasanya mereka akan melakukan verifikasi dahulu melalui e-mail. Khusus untuk Amazon, mereka menyediakan fasilitas tracking , sehingga kita bisa mengecek keberadaan pesanan kita. Untuk terbitan dalam negeri, kita bisa memesan ke www.inibuku.com , www.bukukita.com , bila memesan ke kedua toko buku virtual tersebut pembayaran bisa dilakukan di tempat (sistem COD, cash on delivery), ini sangat memudahkan pemesan.
Pengadaan lain adalah dari hibah, sumbangan, atau pemberian dari lembaga maupun individu. Biasanya hibah ini berkaitan dengan kesamaan visi lembaga, kedekatan personal/ individu, atau memang perpustakaan kita dianggap membutuhkan bahan pustaka bersangkutan. Kebijakan di Perpustakaan Elsam untuk hibah ini adalah bahan pustaka tersebut langsung disortir disesuaikan dengan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan, jika tidak sesuai, buku tersebut bisa dihibahkan kembali, hal ini juga berkaitan dengan daya tampung ruang perpustakaan dan kekonsistenan koleksi.
II. Pengolahan
Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan setelah buku di dapat, kegiatan ini dimaksudkan agar perpustakaan bisa tertib administrasi, meminimalisir kehilangan koleksi, dan informasi yang terkandung didalamnya bisa langsung diakses oleh pengguna. kegiatan tersebut adalah:
1. Penstempelan tanda kepemilikan perpustakaan. Penandaan dengan stempel ini biasanya diterakan di halaman judul, di sisi kanan buku, dan di satu halaman tertentu yang hanya diketahui oleh penanggung jawab perpustakaan dan berfungsi untuk pengecekan. Checking page misalnya di setiap halaman 10 di semua buku koleksi.
2. Memasukkan data mengenai literatur tersebut ke dalam buku induk. Selain sebagai back up non elektronik, buku induk ini juga dibutuhkan sebagai catatan jumlah literatur yang benar-benar dipunyai perpustakaan. Hal yang tercantum dalam buku induk meliputi nomor urut, tanggal terima, judul, pengarang (penanggung jawab), penerbit dan tahun terbit, harga dan subyek umum.
3. Pengklasifikasian. Maksudnya adalah pemisahan literatur berdasarkan disiplin keilmuan, pemisahan ini berdampak pada penempatan literatur dalam jajaran di rak. Pengklasifikasian yang umum digunakan di perpustakaan umum di Indonesia adalah skema klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classificasition) edisi terbaru adalah edisi 22 (lihat http://www.oclc.org/dewey/versions/ddc22print/ ) dalam skema ini Dewey membagi ilmu dalam 10 kelas besar (ten main classes) yaitu :
000 Computers, information & general reference
100 Philosophy & psychology
200 Religion
300 Social sciences
400 Language
500 Science
600 Technology
700 Arts & recreation
800 Literature
900 History & geography
yang kemudian dibagi-bagi lagi untuk lebih mendetailkan ke dalam seratus divisi dan seribu bagian. Skema Dewey sendiri terbagi dalam empat buku yang terdiri dari Volume 1 berisi tabel, volume 2 berisi indeks, Volume 3 (berisi kelas 000-500), volume 4 (berisi kelas 600-900).
Contoh nomor panggil dengan memakai klasifikasi DDC 21 untuk buku berjudul Sistem hukum di Indonesia yang ditulis oleh Prof. Wiryawan Mulyadi adalah :
340.5 959 340 Hukum, .5 Sistem Hukum, 959 Asia Tenggara
Mul Tiga huruf pertama nama keluarga pengarang
S Satu huruf pertama judul dokumen
Untuk trampil dalam menentukan kelas dan penomoran dibutuhkan latihan dan kekonsistenan, sehingga literatur dengan disiplin yang sama berada berdekatan dan berurutan dalam rak. Penempatan yang rapi akan memudahkan pencarian baik oleh pengguna maupun oleh penanggungjawab perpustakaan.
Perpustakaan yang didesain sebagai unit informasi khusus yang berhubungan dengan bidang subyek tertentu membutuhkan klasifikasi yang khusus pula. Klasifikasi khusus ini sangat bervariasi dalam ruang lingkup, prinsip klasifikasi, jenis tata susunan, dan sistem penomoran. Keuntungannya ialah lebih mendekati kebutuhan nyata di unit tersebut dan juga lebih mudah diperbaiki, tetapi kerugiannya adalah mempersulit komunikasi antara unit informasi.
Saat ini perpustakaan Elsam menggunakan klasifikasi khusus hak asasi manusia yang diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia oleh komnas ham. Klasifikasi ini merupakan adaptasi dari DDC dengan berbagai penambahan. Terbagi dalam tiga kelas besar yaitu GEN, INA, dan INT. GEN dimaksudkan untuk bahan-bahan mengenai hak asasi manusia secara umum seperti teori dan filsafat, kajian perbandingan mengenai mekanisme perlindungan, dan pendidikan dan pemasyarakatan, di samping bahan-bahan selain mengenai hak asasi manusia. INT dimaksudkan untuk bahan-bahan mengenai hakasasi manusia dengan lingkup geografis lebih dari satu negara, dan INA dimaksudkan untuk bahan-bahan mengenai hak asasi manusia dan bahan lainnya dengan lingkup geografis Indonesia.
Contoh klasifikasi khusus lain yang digunakan misalnya untuk bidang pendidikan adalah klasifikasi AKSHARA dari India.
4. Pelabelan. Label berisi nomor panggil, tiga huruf pertama nama keluarga penanggung jawab, dan satu huruf awal judul buku. Label ditempelkan di punggung buku dengan standar (di perpustakaan elsam) jarak tiga sentimeter dari sisi bawah buku.
5. Data entry ke pangkalan data WINISIS.
III. Pengerakan atau shelving.
Buku yang siap dijajarkan di rak, adalah buku yang sudah tercatat dan berlabel. Pengerakan di Perpustakaan Elsam sedikit unik, karena disesuaikan dengan kapasitas rak dan program yang sedang berjalan di Elsam.
IV. Sirkulasi. Maksudnya adalah penyebaran informasi mengenai literatur maupun literatur itu sendiri. Sebaiknya penyebaran informasi akan keberadaan buku baru di perpustakaan dilakukan per kwartal (tiga bulan sekali). Pemberitahuan ini lebih efektif menggunakan fasilitas email dan/atau milis.
Peminjaman koleksi perpustakaan hanya diperbolehkan untuk internal Elsam. Dengan jangka waktu peminjaman tak terbatas, kecuali buku yang dipinjam dibutuhkan juga oleh staf lain. Meski tak terbatas perpustakaan wajib melakukan penagihan bahan pustaka terpinjam, untuk mengetahui keberadaan buku yang dipinjam, penagihan dilakukan seyogyanya sebulan sekali.
Elsam Library 