KEBIJAKAN MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Ikhtisar

Tujuan dari Kebijakan Manajemen dan Pengembangan Koleksi


Tujuan pembuatan dokumen kebijakan ini adalah:

- Sebagai kerangka manajemen dan pengembangan koleksi perpustakaan
- Sebagai landasan pembuatan kebijakan jangka panjang
- Sebagai petunjuk praktis staf dalam melakukan seleksi bahan pustaka
- Sebagai panduan untuk kepentingan berjaringan dengan perpustakaan atau lembaga lain

Dokumen kebijakan ini menyediakan semua informasi mengenai Perpustakaan ELSAM dan diharapkan bisa membantu staf yang bertanggungjawab terhadapnya.

Kebijakan ini akan ditinjau secara reguler.

Misi Perpustakaan

Misi dari Perpustakaan ELSAM adalah:

“Menjadi perpustakaan yang terdepan dalam penyediaan literatur untuk kepentingan penegakan hak asasi manusia di Indonesia, dengan pengembangan, pengelolaan dan penyediaan akses ke koleksi kepada publik seluas mungkin”

Misi ini tercapai melalui serangkaian kegiatan:
- pengembangan koleksi
- perluasan segmen pengguna
- memperluas akses ke koleksi
- promosi koleksi
- perawatan koleksi
- pengembangan staf perpustakaan

Pengembangan Koleksi

Perpustakaan berkomitmen untuk mengembangkan koleksinya secara komprehensif untuk memenuhi kebutuhan penggunanya saat ini maupun di kemudian hari. Oleh karena itu perpustakaan selalu berusaha memperoleh segala terbitan terkait isu hak asasi manusia, baik melalui pembelian, barter maupun hibah dari lembaga lain. Perpustakaan juga berusaha memperoleh terbitan berbentuk digital dan mengusahakan supaya koleksi digital ini bisa diakses semudah mungkin.

Prinsip Utama

Empat prinsip yang menyokong pengembangan koleksi perpustakaan adalah:
- Relevansi yang berkelanjutan
- Kolaborasi dengan mitra
- Mengikuti perkembangan teknologi
- Membuka diri terhadap perubahan

Seleksi dan Pengadaan

Pengadaan koleksi perpustakaan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia, yang telah direncanakan pada setiap tahunnya. Anggaran tersebut selain untuk pembelian, juga direncanakan untuk biaya kirim; jilid ulang; fotocopy; digitalisasi; dan lain-lain.

Seleksi bahan pustaka harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
- Subyek/ Isi : Bahan pustaka harus sesuai dengan misi perpustakaan
- Nilai : Isi bahan pustaka harus bisa digunakan sebagai sumber referensi dalam kegiatan penelitian
- Kondisi : Sebisa mungkin bahan pustaka dalam edisi asli –bukan fotocopy atau bajakan

Koleksi Digital

Perpustakaan berkomitmen untuk mengembangkan koleksi dalam berbagai bentuk, oleh karena itulah perpustakaan juga aktif mengumpulkan referensi dalam bentuk digital.

Perpustakaan memperoleh koleksi digital dengan cara:

Link (tautan) – perpustakaan menyediakan link di katalog online perpustakaan ke situs-situs yang menyediakan sumber referensi, baik yang dilanggan perpustakaan maupun yang tidak berbayar. Misalnya ke situs hukumonline, perpustakaan dalam jaringan RuangPustaka, dan situs badan-badan PBB.

Digitalisasi – versi digital dari koleksi tercetak yang telah didigitalisasi untuk kepentingan pengawetan bahan pustaka dan kemudahan pengaksesan.

Edisi soft copy/ born digital – sumber referensi yang tersedia dalam bentuk digital arsip atau websites dan tidak ada edisi tercetaknya, yang sengaja dikumpulkan oleh perpustakaan untuk kepentingan pengawetan bahan pustaka dan kemudahan pengaksesan.

Manajemen Koleksi

Semua hasil pengadaan baru langsung diolah dan digabungkan dengan koleksi yang telah ada. Untuk koleksi yang lebih dari dua copy, perpustakaan bisa menghibahkannya ke lembaga mitra.

Katalogisasi dan Pembuatan Metadata

Perpustakaan membuat wakil dokumen/ metadata untuk setiap bahan pustaka, apapun bentuknya, termasuk sumber referensi elektronik.
Perpustakaan mempunyai kebijakan menggunakan katalogisasi, klasifikasi, pengindeksan subyek standar dan best practice. Kebijakan ini digunakan untuk seluruh koleksi perpustakaan.
Standar klasifikasi yang digunakan adalah DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 22, Standar katalogisasi menggunakan AACR 2 (Anglo American Cataloguing Rules) sedangkan LCSH (Library of Congress Subject Heading) digunakan untuk pengindeksan subyek.
Untuk beberapa entry/ lema yang belum tercakup di DDC edisi 22 – seperti isu transitional justice, komisi kebenaran- perpustakaan menambahkannya di subyek yang paling mendekati dengan membuat catatan di indeks relatif dan di skema klasifikasi.

Stock Opname dan weeding

Perpustakaan secara reguler melakukan stock opname untuk mengecek kelengkapan koleksi di rak, keberadaan koleksi di pengguna dan relevansi koleksi.
Stock opname dilakukan dengan cara mencocokkan koleksi di rak dan di pengguna dengan catatan koleksi di pangkalan data dan di catatan peminjaman.
Weeding adalah penyisiran koleksi dan mengeluarkan dari rak buku-buku yang tidak lagi relevan dengan program lembaga dan buku yang lebih dari dua copy.
Kedua hal ini dilakukan demi tujuan penyediaan tempat untuk bahan pustaka yang lebih up-to-date, lebih lengkap dan informatif, dan mempertahankan integritas perpustakaan.

Keamanan Bahan Pustaka

Idealnya koleksi perpustakaan dan bangunan perpustakaan diasuransikan, dengan perlindungan terhadap kerusakan karena banjir, kebakaran, dan huru hara tetapi hal ini belum dilakukan di ELSAM.
Perpustakaan berusaha mempunyai dua copy dari setiap judul bahan pustaka yang dikoleksi.
Resiko terbesar yang dialami oleh perpustakaan adalah hilangnya koleksi karena dicuri, dialihpinjamkan dan tercecer ketika perpustakaan memfasilitasi kegiatan pelatihan.

Peminjaman

Koleksi perpustakaan hanya bisa dipinjam dan dibawa pulang oleh staf tetap, staf kontrak, volunteer, dan freelancer yang bekerja untuk kepentingan ELSAM dan terdaftar di catatan keanggotaan.
Pengguna selain itu hanya bisa membaca di tempat dan memfotocopy dengan bantuan staf perpustakaan.

selengkapnya:
Kebijakan Manajemen dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Elsam

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s